สิ่งที่ได้เรียนรู้ในครั้งนี้
ระเบียบงานสารบรรณและการเขียนหนังสือราชการ
งานสารบรรณ
-
การจัดทำ
-
การรับ
-
การส่ง
-
การเก็บรักษา
-
การยืม
-
การทำลาย
ชั้นความเร็วและชั้นความลับ
ชั้นความเร็ว: ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
ชั้นความลับ: ลับ ลับมาก ลับที่สุด
การจัดทำสำเนา
สำเนาคู่ฉบับ:
จัดทำพร้อมต้นฉบับเก็บไว้กับเจ้าของเรื่องผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ
ลงชื่อไว้ที่ด้านล่างขวาของ
หนังสือ
สำเนา: มีคำรับรองว่า “ สำเนาถูกต้อง ”
เจ้าหน้าที่ระดับสองขึ้นไปรับรองสำเนาเก็บไว้ที่สารบรรณกลาง
ชนิดของหนังสือราชการ
1.
หนังสือภายนอก
2.
หนังสือภายใน
3.
หนังสือประทับตรา
4.
หนังสือสั่งการ
5.
หนังสือประชาสัมพันธ์
6.
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ
-
ความคิด
-
ยืดยาว
เยิ่นเย้อ
-
รู้เรื่องคนเดียว
-
ขาดการประเมิน
หลักการเขียนเนื้อหา
1.
ปัญหา
2.
ข้อเท็จจริง
3.
ข้อพิจารณา
4.
ข้อเสนอ
การตรวจแก้ไขเพิ่มเติมโครงสร้างหนังสือ
1.
ส่วนนำหรือย่อหน้าแรก
2.
ส่วนข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เป็นข้อมูลประกอบ
3.
ส่วนข้อพิจารณา
4.
ส่วนข้อเสนอ
ข้อแตกต่างระหว่างอนุญาตกับอนุมัติ
อนุญาต คือ ยินยอม
ยอมให้
การนำไปใช้ คือ ใช้ในเรื่องส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงานและมาเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบขององค์กร
อนุมัติ คือ -
ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนด
-
เรื่องที่เป็นความรับผิดชอบขององค์กร
-
เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน
การเขียนรายงานการประชุม
รายงานการประชุม คือ
การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม
และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานดังนั้น
เมื่อมีการประชุมจึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม
ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุม
-
ไม่รู้วิธีดำเนินการประชุมที่ถูกต้องไม่รู้จะจดอย่างไร
-
ขาดทักษะในการจับประเด็นและสรุปความ
ประโยชน์ของรายงานการประชุม
-
เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน
-
เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน
-
ใช้อ้างอิง
-
เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร
ความรู้ใหม่
-
ชั้นความลับมี 4
ชั้น คือ สับที่สุด ลับมาก ลับ ปกปิด
-
ชั้นความเร็วมี
3 ชั้น คือ ด่วนที่สุด
ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ประทับตราหมึกสีแดง
ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
ด่วน ให้เจ้า
หน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ
-
การระบุชั้นความเร็ว ให้ระบุด้วยอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์
ให้เห็นได้ชัดเจนบนหนังสือและบนซอง โดยระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือ ด่วน
แล้วแต่กรณี
ข้อเสนอแนะ
ไม่ว่าจะเขียนจดหมายหรือเอกสารต่างๆ
ในรูปแบบใดก็ตามผู้เขียนจะต้องมีทักษะในการสื่อสารเป็นอย่างมากเพราะเมื่อผู้เขียนเป็นผู้ส่งสารไปแล้วนั้นจะต้องสามารถทำให้ผู้ที่ได้รับสารนั้นเข้าใจตรงกันอย่างถ่องแท้
นางสาวรุ่งธิวา เด่นดวง รหัส 55113400167 ตอนเรียน D1
เนื้อหาเยอะดีค่ะ
ตอบลบเนื้อหาครบถ้วนดี ค่ะ อ่านเข้าใจง่ายด้วยค่ะ
ตอบลบเห็นด้วยค่ะ ผู้เขียนจะต้องมีทักษะในการเขียนที่ถูกต้อง จะได้สื่อสารกันถูก
ตอบลบ